Автоматизированные системы управления документами
Для того чтобы бизнес приносил прибыль и продвигался вперед от руководителя требуется своевременно принимать важные решения. Однако принять верное решение можно только в том случае, если на руках имеются все необходимые данные и документы. Однако объем информации постоянно растет и приходиться обрабатывать просто огромное количество данных, прежде чем получить необходимое, и для того, чтобы облегчить этот процесс и существуют автоматизированные системы управления документами. Уже известно, что электронный документооборот позволяет увеличить производительность труда сотрудника практически вдвое. К тому же существенно снижается время на обработку всей информации. Так как практически в каждой компании имеется компьютерная сеть, которая связывает между собой отделы и все рабочие места, то и документы в электронном виде в этом случае перемещаются очень быстро.
Итак, автоматизированная система управления документов обеспечивает создание документа и управление доступа. Плюс ко всему система позволяет распространять большие объемы документации, используя компьютерные сети. Также производится контроль за потоком документов в организации. Все документы сохраняются в файловой системе. Это текстовые документы и образы, таблицы и аудиоданные, видеоданные и вэб документы. Такие системы появились давно и постоянно совершенствуются. Сейчас при выборе системы следует обратить внимание на ее функциональность и гибкость. Также нужно учитывать и возможность дальнейшей модернизации в случае необходимости и наращивание возможностей системы.
Кроме этого при выборе автоматизированной системы управления документами следует узнать о возможности использования ее для удаленной работы. То есть можно ли взаимодействовать с другими филиалами компании, если таковые имеются. Довольно часто у компании имеются филиалы в разных токах города и передача информации между ними также важна. Довольно часто именно территориальные проблемы и возникают при работе в филиалах. Также следует обратить внимание и на масштабность работы системы. То есть, какое количество пользователей может одновременно ею пользоваться. Не всегда заказчику требуются сразу все компоненты системы, а потому модульность также важна. То есть если система состоит из отдельных модулей, то имеется возможность приобрести и использовать только те, которые требуются для компании в данный момент и при необходимости подключать дополнительные модули.
|
