Как облегчить ведение бумажных дел
Тот, кто сравнительно недавно открыл собственное дело, постепенно начинает замечать обилие рабочих бумаг и документации на своем столе, начинает замечать, как гора этих тонких листов постепенно растет, грозясь поглотить все свободное пространство, а вместе с тем – и время предпринимателя. Конечно, в плане делопроизводства очень важной является формальная оптимизация, то есть способность обходиться минимумом формальных документов при максимальной их полезности. Однако когда речь идет о сложной и долго работающей структуре, компании, в которой работает несколько подразделений и немалый штат сотрудников, бумаг накапливается очень много. Это, в принципе, не беда – есть люди, профессия которых и заключается в том, чтобы разбираться с этим.
Речь идет о таком явлении как электронный документооборот, то есть некая корпоративная система, с помощью которой можно добиться повышения производительности разных структур, входящих в компанию. Достигаемая таким образом автоматизация документооборота решает целый ряд проблем, на первый взгляд, незаметных, но очень тормозящих работу фирмы. Например, происходит автоматизация таких важных процессов, как подготовка документов, их согласование и, собственно, утверждение. Как правило, эти процессы занимают немало времени, тогда как при помощи специализированных программ все эти проблемы решаются в кратчайшие сроки, позволяя заниматься более насущными делами.
Кроме того, автоматизация касается и финансовых, и кадровых документов, то есть их обработка значительно ускоряется, а человек в этом случае выполняет роль контролирующего фактора, ведь полностью полагаться на программу нельзя. Но в то же время положительной стороной такого рода программ может стать их индивидуальность. Они разрабатываются специально из расчета под нужды конкретной фирмы, с учетом ее особенностей, количества человек в штате сотрудников, сферы деятельности и прочих нюансов. Таким образом, система делопроизводства оптимизируется до того уровня, когда и большие корпорации могут не переставать наращивать темпы производства, а это неизбежно положительно скажется на их финансовом состоянии.
По сути, увеличивается тот же коэффициент полезного действия, но уже не в физике, а в экономике. И все это благодаря специальным программам, создание которых есть первый шаг на пути к новому витку развития бизнеса как важной части рыночных отношений в международном масштабе. Ведь сфера бизнеса растет, и мы учимся боле эффективно распоряжаться своим временем и возможностями, используя новые технологии как полезный и удачный инструмент.
|
