Технические требования к разрабатываемой системе учета

1. Описание задач по созданию Автоматизированной системы складского учета объектов 

• Обеспечение контроля и учета хранения материальных ценностей на складах 

В рамках этой задачи планируется реализовать систему штрихкодирования и зонирования складских мест хранения. Система штрихкодирования (использующая штрих-код поставщика или нанесенная с помощью этикеток) должна обеспечивать точность отгрузки нужной номенклатуры со склада.

• Обеспечение учета переданных материальных ценностей 

Для реализации учета передаваемых материальных ценностей планируется создать в базе данных удаленные склады и внедрить учет переданных материалов. Для текущих целей складского учета очень важен факт списания материалов из территориального отдела. Для этого предполагается создание механизма отчетности подразделения с информацией о том, куда и что было списано. В результате внедрения учета получение новых материалов и оборудования с центрального склада станет возможно только по предварительной заявке с учетом выполнения нормативов по отчетности за ранее переданные ресурсы.

Планируется внедрить контроль сроков отчетности по переданным материалам, которая бы устанавливала сроки отчетности по списаниям материалов и уведомляла о том, что у подотчетного лица имеется просроченная задолженность по отчетности по переданным материалам.

• Создание механизма расчета потребностей в канцелярских принадлежностях
  
  Для этих целей предлагается создание шаблонной карточки расходов канцтоваров на одного сотрудника и системы расчета потребностей в целом по всем подразделениям. Результатом работы системы станет система обоснования бюджета на канцелярские товары и управления лимитами на выдачу канцтоваров по отделам.

Интеграция со смежными системами

Для обеспечения единых справочников и номенклатуры планируется обеспечить интеграцию с системой бухгалтерского учета и создать интерфейсы для возможной интеграции разрабатываемых в будущем систем по управлению обслуживанием и ремонту инфраструктуры.

Функции, которые выполняет документ «Заказ на производство»:

• Служит «корневым» документом в производственной цепочке;
• Определяет наименование производимой продукции;
• Служит документом основания для заказов на производство полуфабрикатов;
• Резервирует запасы сырья, необходимые для производства;
• Имеет печатную форму для получения сырья со склада;
• Служит документом основания для документа «Производство» см. далее;
• Служит документом основания для документа «Оприходование излишков» см. далее;
• Может быть создан на основании заказа покупателя, в этом случае произведенный товар автоматически будет зарезервирован под конкретный заказ покупателя.

Предполагаемая схема реализации документооборота производства в 1С УНФ 1.15

1. Документ «Перемещение запасов».

Документ «Перемещение» необходим для того, чтобы передать какое либо сырье или материалы со склада в подразделение «Производство». Как правило, в компании УП в производство передаются материалы в больших упаковках, на несколько партий продукции.

Внешний вид документа «Перемещение запасов» в УНФ 1.15

Функции, которые выполняет документ «Перемещение запасов»:

• Списывает сырье и материалы со склада;
• Приходует сырье и материалы в подразделение «Производство».

2. Документ «Заказ на производство».

Документ создается менеджером отдела продаж или иным уполномоченным лицом компании. Вновь созданный документ «Заказ на производство» шаров означает сигнал для начальника производственной смены о том, что необходимо сформировать спецификацию на полуфабрикаты, путем ввода аналогичных документов «Заказ на производство» на полуфабрикаты.

Начальник смены в заказе на производство полуфабрикатов выбирает наиболее подходящую спецификацию на производство шаров и корректирует ее при необходимости в зависимости от комментария менеджера или прочих условий. Например, одни и те же шары можно делать по чуть-чуть изменяющейся спецификации с коррекцией погодных условий. Начальник смены может изменить процентное и количественное содержание тех или иных компонентов, после чего распечатать форму «Анкета» и получить необходимые материалы у заведующего производственными запасами.

1. Бизнес-процесс «Производство»
   1. Схема технологического процесса и соответствие типовому документообороту.

Бизнес-процесс «Производство шаров» включает в себя следующие стадии:

• Перемещение материалов – оперативный запас сырья заранее перемещается со склада материалов на склад производства;
• Заказ для производства – менеджер отдела продаж формирует задание на выпуск шаров с указанием цвета и качества. Заказ может быть сформирован на основе заказа от покупателя, но если такого нет, то производство выпускает шары базовой серии;
• Формирование списка сырья для конкретной варки – менеджер отдела производства формирует спецификацию материалов для варки путем заполнения файла «Анкета» и передает ответственному за находящееся в производстве сырье;
• Производство полуфабрикатов – технологический процесс производства п/ф (Желатин ПФ (имеет серию) и Краситель ПФ) из сырья по спецификации, указанной в файле «Анкета»;
• Производство шаров – технологический процесс капсулирования, в результате которого получаются шары. На этапе капсулирования остается отход – желатиновая лента, которая, в последствии, будет переработана на этапе выпуска Желатин ПФ, также возможно образование брака шаров.
• Сушка шаров – технологический процесс, который занимает до 12 часов.
• Сортировка шаров – ручная операция по отбраковке шаров ненадлежащего качества. В результате операции остается отход – шары «не кондиция», из которых впоследствии будет получена часть красителя путем декапсуляции.
• Упаковка шаров – операция по упаковке хороших шаров в коробки по 2000 штук. На коробки наклеивается этикетка. Партия маркируется серией желатина, входящей в ее состав и поступает на склад готовой продукции для продажи.
• Предпродажная упаковка – при необходимости, коробки складываются на паллету, между слоями прокладывается новофлекс (картонные прокладки), собранный паллет комплектуется плотными уголками для сохранности при транспортировке, упаковывается в стрейч-пленку. После этого выполняется стреппинг.

Этапы управленческого анализа:

1. Бизнес-процесс «Производство шаров»
   1. Схема технологического процесса и соответствие типовому документообороту.
   2. Структура себестоимости выпускаемой продукции
   3. Управление запасами сырья и материалов
   4. Необходимые отчеты для производства
   5. Дополнительные пожелания отдела производства
   6. Резюме и перечень необходимых доработок с оценкой
2. Бизнес-процесс «Продажа шаров покупателям»
   1. Взаимодействие со «своими» компаниями
   2. Оформление сделок с покупателями из РФ
   3. Оформление сделок с покупателями не из РФ
   4. Наличные сделки и взаимозачеты
   5. Учет возвратов
   6. Дополнительные пожелания отдела продаж
   7. Резюме и перечень необходимых доработок с оценкой
3. Финансы и отчетность
   1. Учет всех денежных средств холдинга (нал, безнал, кредиты)
   2. Распределение затрат по статьям ДДС
   3. Учет зарплат
   4. Необходимые отчеты для руководителя
   5. Резюме и перечень необходимых доработок с оценкой
4. Обмен данными
   1. Загрузка начальных данных в редакцию УНФ 1.15
   2. Взаимодействие с 1С:Бухгалтерия
   3. Личный кабинет для удаленных филиалов (рамочно)
   4. Резюме и перечень необходимых доработок с оценкой

Технический анализ бизнес-процессов «Упаковка и Продажа» («УП»).

Структура компании:    холдинг занимается производством и продажей шаров для пейнтбола. Структура включает в себя производственную компанию ООО «Упаковка и Продажа», основной целью которой является закупка сырья и производство шаров на собственном оборудовании. Весь произведенный объем шаров продается «своим» компаниям: ООО «Упаковка и Продажа» и ООО «Упаковка и Продажа», которые продают товар контрагентам в РФ и Европу. Кроме этого, есть необходимость фиксировать в базе движения денег и товара, которые не оформляются в виде официальных сделок. Для этого используется техническая компания «Упаковка и Продажа», которая не существует в виде реального юридического лица.

Цель проекта:                  рассмотреть бизнес-процессы «УП» и проанализировать возможность использования конфигурации «1С:Управление небольшой фирмой 1.15» (УНФ) для ведения управленческого учета деятельности группы компаний. Дополнительной целью данного проекта является предварительная оценка изменения типовой конфигурации УНФ при необходимости привести ее в соответствии бизнес-процессам «УП».

Ключевые вопросы:    необходимо детально рассмотреть документооборот процесса производства, вопросы формирования себестоимости производимой продукции, продумать систему управления запасами для обеспечения бесперебойной работы производственных линий, проработать систему учета движения денежных средств (ДДС), определить и продумать методику учета нетиповых движений товара и денежных средств, собрать картину управленческого баланса.